Penomoran Surat di Aplikasi SRIKANDI

1. Penomoran Surat di SRIKANDI

a. Penomoran Otomatis

Pada kondisi normal, penomoran dilakukan secara otomatis melalui sistem. Proses pengambilan nomor dilakukan pada tahap penandatanganan oleh:

• Penandatangan pertama, atau
• Role Tata Usaha (TU)

Nomor definitif akan terbentuk setelah tombol “Ambil Nomor” diklik pada tahapan penandatanganan.

b. Penomoran Manual (Konvensional)

Penomoran manual diperbolehkan dalam kondisi tertentu, yaitu:

• Fitur penomoran otomatis tidak berfungsi.
• Nomor akhir pada sistem tidak diketahui.
• Terjadi kendala teknis yang menghambat pengambilan nomor otomatis.

Dalam kondisi tersebut, Tata Usaha (TU) dapat melakukan penomoran secara manual sesuai ketentuan instansi.

2. Permasalahan Umum Penomoran Surat

Berikut adalah beberapa kendala yang sering terjadi dalam proses penomoran surat.

a. Tombol “Ambil Nomor” Tidak Aktif

Penyebab:

• Pengambilan nomor bukan kewenangan konseptor.
• Proses belum berada pada tahap penandatanganan.

Penjelasan: Pengambilan nomor hanya dapat dilakukan oleh penandatangan pertama atau Role Tata Usaha (TU), bukan oleh konseptor saat proses penyuntingan.

Solusi: Pastikan naskah sudah berada pada tahap penandatanganan dan pengambilan nomor dilakukan oleh pihak yang berwenang.

b. Nomor Surat Masih “xxx” atau Placeholder “xx”

Penyebab:

• Proses pengambilan nomor belum dilakukan.
• Penomoran otomatis belum berjalan.

Penjelasan dan Solusi: Nomor definitif akan muncul setelah penandatangan pertama atau TU melakukan klik “Ambil Nomor” sesuai alur penomoran. Jika sistem tidak dapat menjalankan penomoran otomatis, nomor dapat diisi secara manual.

c. Nomor dan Tanggal Sudah Tercatat tetapi Tidak Muncul di PDF

Penyebab:

• Parameter naskah belum diperbarui.
• Dokumen PDF belum diperbarui setelah perubahan data.

Solusi: Lakukan pembaruan (refresh/perbarui PDF) atau periksa kembali parameter pada naskah agar data terbaru tampil pada dokumen.

3. Nomor Ganda atau Loncat

a. Nomor Melompat atau Tidak Berurutan

Penomoran dapat meloncat atau tidak berurutan karena:

• Pengambilan nomor dilakukan oleh lebih dari satu proses atau pengguna.
• Sistem penomoran otomatis tetap mencatat nomor yang sudah diambil meskipun naskah tidak diterbitkan.

Hal ini masih termasuk kondisi yang dimungkinkan dalam sistem otomatis.

b. Dua Naskah Memiliki Nomor yang Sama

Duplikasi nomor dapat terjadi akibat kesalahan proses penomoran manual atau pengaturan skema.

Penanganan oleh sistem: SRIKANDI akan menolak proses TTE (Tanda Tangan Elektronik) apabila terdapat nomor yang sama, dengan peringatan bahwa nomor tidak boleh duplikat.

Solusi: Nomor harus diubah atau dilakukan pengambilan ulang agar tidak terjadi duplikasi.

c. Penomoran Ganda pada Jenis Naskah yang Sama

Walaupun tanggal penerbitan berbeda, nomor tidak boleh sama untuk jenis naskah yang sama. Sistem akan menolak proses TTE jika terjadi kesamaan nomor.

Solusi: Lakukan koreksi atau pengambilan ulang nomor.

4. Penomoran Otomatis Tidak Berjalan

Beberapa faktor yang menyebabkan penomoran otomatis tidak dapat dilakukan:

• Format penomoran tidak sesuai dengan jenis Tata Naskah Dinas (TND).
• Skema penomoran belum dikonfigurasi dengan benar.
• Proses ambil nomor belum dilakukan oleh pihak berwenang.

Hal yang perlu diperiksa:

1. Kesesuaian format penomoran dengan TND.
2. Pengaturan skema penomoran pada instansi.
3. Tahapan naskah sudah berada pada proses penandatanganan.
4. Pengambilan nomor dilakukan oleh penandatangan pertama atau TU.

5. Mengatur Ulang Nomor yang Sudah Terlanjur Loncat

Apabila nomor sudah terlanjur meloncat:

• Nomor masih dapat disesuaikan atau diubah pada kolom teks yang tersedia.
• Jika diperlukan, dapat menggunakan sistem penomoran manual (konvensional).